Эковатт: Выставки семинары

Как правильно готовиться к выставке?

Как готовится к выставке, Выставки, семинары, презентации, альтернативная энергия, выставочные компании

Скоро весна... От того, как поработаешь в эту пору зависит финансовая урожайность года, другими, словами, что посеешь, то и пожнешь. Для компаний, продающих спецтехнику, оборудование, услуги, новейшие технологии, начинается горячий выставочный сезон. Как эффективно участвовать в выставках, не зря потратить бюджет и получить положительные результаты от общения с потенциальными клиентами? На эти вопросы ответит наш эксперт в области проведения специальных мероприятий Виннийчук Анна Валерьевна .

Современный российский выставочный бизнес находится на определенном подъеме, есть крупные выставочные компании и выставочные комплексы, как в столице, так и в регионах. Целый ряд сельскохозяйственных, строительных выставок, форумов и конференций уже стали ежегодными. Так, например, «День Российского поля», который каждый год проходит в разных городах, привлекает внимание посетителей своими новинками, возможностью купить технику прямо на мероприятии. Благоприятный регион для проведения строительных выставок, конечно же, Краснодарский Край, в связи с проведением Зимних Олимпийских игр в г. Сочи, сегодня он является огромной строительной площадкой России, куда требуется большое количество спецтехники, строительных материалов и других ресурсов.

Итак, перед вашим отделом стоит задача - эффективно принять участие в выставке. Прежде всего, вы должны определить для себя, для вашей компании, что значит «эффективно», какова конечная цель траты вашего времени и средств организации.

Основные результаты, которые вы можете получить в процессе участия в выставочном мероприятии, выглядят, как правило, следующим образом:
сбор информации о потенциальных клиентах, изучение их покупательских потребностей;
презентация своих товаров и услуг;
коммуникации со СМИ;
торговые сделки (например, подписание контрактов с дилерами, партнерами);
продажа товаров на самой выставке и по ее завершению, после обработки новой клиентской базы.

По каким критериям вы выбираете выставку: тематика, регион, качество работы организаторов, участники, уже подавшие заявки (организаторы публикуют эти данные на своем сайте или присылают в коммерческих предложениях). Если по этим параметрам выставка вам интересна, начинайте подготовку, определяйте необходимую площадь для представления вашей продукции, отправляйте заявку, после консультации с юристами вашей компании, подписывайте договор с организаторами.

Далее формируйте бюджет. А бюджет - вещь не безразмерная, очень часто мы сталкиваемся с тем, что он ограничен, и нужно экономить. Но и в таких условиях возможно качественное участие в выставке. Из чего же состоит смета затрат, которую впоследствии вам придется утверждать у руководства:
оплата модуля или выставочной площади, плюс регистрационный взнос (вот здесь попытайтесь сэкономить; если будете торговаться с организаторами, просить скидку, как правило, процентов пятнадцать они могут уступить);
транспортировка товаров и выставочного оборудования до места (посчитать стоимость перевозки поможет ваш логистический отдел или другие транспортные компании; соответственно, цена зависит от габаритов груза, дальности следования, метода транспортировки; если выставка будет проходить в другом регионе, то сумма может быть от десяти тысяч рублей до полумиллиона, а если в вашем городе или где-то поблизости, учитывайте расходы на ГСМ).
выгрузка - погрузка товаров (стоимость зависит от количества того, что надо выгрузить, способа и региона выставки, может колебаться от двух до пятидесяти тысяч).
затраты на сотрудников, которые будут работать на мероприятии (проезд, проживание, питание);
затраты на закупку сувенирной продукции, на производство баннеров, стендов, полиграфии, видеопрезентаций, корпоративной одежды и.т.д;
представительские расходы.

К дополнительным расходам относятся:
аренда оборудования (например, ЖК экрана);
монтаж и оформление модуля (если у вас сложная конструкция);
затраты на рекламу в СМИ и справочнике, который готовят организаторы;
оплата промоуторов, работу которых вы можете вставить в свою программу;
затраты на организацию шоу (песни, пляски, викторины, конкурсы и т.д.), которое также можно провести в рамках работы на модуле.

Когда вы формируете бюджет, вы уже думаете о программе или, другими словами, плане работы вашей команды на выставке, определяете рабочую группу, думаете, как вам украсить и технически оснастить ваш стенд, задаете себе вопрос, нужно ли вам тратить деньги на рекламу. По поводу рекламы, могу сказать, что часто это бывает весьма эффективно, так как это дополнительное «касание» ваших потенциальных покупателей с информацией о товарах или услугах, которые вы производите или продаете.

Для СМИ выставка - работа их отделов рекламы с потенциальными рекламодателями, каковыми являются все участники. С другой стороны, вы можете здесь изучить рынок специализированных газет и журналов, выбрать информационные носители для проведения рекламной компании в будущем. Кроме того, с помощью печатных СМИ можно пригласить посетителей на свой стенд заранее, разместив, рекламный макет с приглашением и указанием номера стенда, или презентовать новую продукцию с которой можно ознакомится на этой выставке. Только ориентироваться стоит на те издания, которые четко попадают в вашу целевую аудиторию. Обращайте внимание на качество и содержания печати, тираж, регионы и способы распространения, посмотрите, кто из известных вам коллег или конкурентов уже сотрудничает с ними. Стоит учитывать, что крупные газеты и журналы нередко выступают информационными спонсорами мероприятия и своему читателю предоставляют бесплатный билет на выставку, если она платная.

Если говорить о собственной программе, необходимо планировать ее в контексте общей, не стоит забывать, что у выставки есть официальное открытие и закрытие. На открытие всегда приглашают официальных лиц, можно договориться с организаторами, чтобы они провели гостей мимо вашего стенда, конечно, если вы их замотивируете. Здесь я не имею в виду оплату этой услуги, а подразумеваю, что вы будете интересны, как участник, может быть, привезете на выставку что-то новое - эксклюзивное, актуальное для развития вашей отрасли.

Помимо прямой работы с посетителями, в программу можно вставить шоу, конкурсы, викторины, демонстрации, презентации, пресс-конференцию.

Следующий этап подготовки к выставке - организация рабочей группы, в которую должны входить руководитель или ответственное лицо, координирующее всю работу, сотрудники, работающие на стенде - продажники, техники, маркетологи, и так называемые «зазывалы» или промоуторы, они работают вне стенда, раздают за его пределами буклеты, указывают, как к нему пройти.

РАБОТА НА ВЫСТАВКЕ

За день до мероприятия вы готовите стенд, оформляете его, расставляете технику, оборудование, проверяете, работает ли электричество, есть ли в наличии необходимые вещи: столы, стулья, корзина для мусора и т.д. Обязательно найдите организаторов, чтобы они, устранили неполадки, если таковые имеются, узнайте, как будет проходить регистрация участников, нужно ли дополнительно регистрироваться на парковку, когда будут готовы оригиналы документов. Подготовьте раздаточный материал, подключите технику, отрепетируйте программу, организуйте место для вип-гостей, а самое главное, не забудьте про карточки клиентов, в которые будете заносить данные о посетителях.

Чтобы работа на выставке была еще плодотворнее, недели за две до ее прохождения займитесь приглашением посетителей на ваш модуль самостоятельно, путем общения со своими потенциальными покупателями по телефону. Это связано с тем, что заинтересованным клиентам из региона, где будет выставка, очень удобно приехать и посмотреть на то, что вы привезли.

День выставки. Начинается работа, каждая группа выполняет свои обязанности: «зазывалы» информируют о местонахождении стенда, регистраторы фиксируют посетителей, менеджеры отдела продаж вместе со специалистами по техническому обслуживанию общаются с клиентами, демонстрируют товары, сотрудники отдела маркетинга работают со СМИ, руководители ведут переговоры с вип-гостями. Далее следуйте общей и собственной программе запланированных событий в рамках мероприятия.

Что каждый клиент уносит с выставки:
раздаточный информационный материал (прайсы, буклеты, брошюры, визитки, презентационные СDдиски);
сувениры (ручки, визитницы, календари, блокноты и т.д );
хорошее настроение (если вы организовали стол с напитками и закусками, угощайте, это всегда вызывает положительные эмоции и дает возможность поговорить с гостем более продолжительно и детально).

Посетителей выставки можно разделить на:
реальных покупателей;
представителей СМИ, желающих, чтобы вы стали их рекламодателем;
конкурентов;
любителей макулатуры;
студентов;
искателей работы.

И к каждому нужен индивидуальный подход. Конечно, дороже всего вам реальный покупатель, но помните, что сегодняшний студент в будущем может стать снабженцем, и тем самым, вашим потребителем, и если вы не уделите ему должного внимания сейчас, возможно, это отложится в его памяти и когда-нибудь он не захочет с вами сотрудничать.

Что не следует делать в процессе работы на выставке:
собираться в группы и болтать;
в беседе с посетителем скрещивать руки на груди;
увлеченно читать;
покидать стенд и оставлять его пустым;
говорить «не знаю» (если вы не можете ответить на вопрос, скажите, что сейчас выясните, или что буквально через секунду подойдет специалист, который все объяснит).

Следите за тем, чтобы стенд был чистый, рекламная и сувенирная продукция находилась в наличии, чтобы оборудование функционировало бесперебойно, а главное, чтобы переговоры с посетителями были зафиксированы. Руководитель должен четко понимать, кто что делает. В процессе демонстрации продукции предлагайте трогать, смотреть, описывайте достоинства. Делайте упор на преимущественные технические характеристики и дополнительные услуги при сотрудничестве, например, сервисное и гарантийное обслуживание, которое всегда очень волнует покупателя.

Не забудьте изучить стенды своих конкурентов, собрать прайсы и полиграфию других организаций, это поможет вам расширить свои знания о вашем рынке и понять, чего нужно бы доработать, чтобы в дальнейшем еще лучше проводить работу в такого рода мероприятиях.

Основные результаты вы получите в течение 4-6 месяцев после выставки, когда обработаете новую контактную базу, передадите ее в работу отделу продаж. Смотрите, во скольких публикациях есть упоминания о вашей компании, как об участнике. Сразу после выставки напишите материал для корпоративного сайта, так как это тоже информационный повод. Оцените достоинства и недостатки работы, и своей, и конкурентов, и организаторов. Свои недостатки постарайтесь устранить до следующей выставки. Успехов в работе!

(Как готовится к выставке, Выставки, семинары, презентации, альтернативная энергия, высавочная компания, форум)